个人学历档案是用于记录个人的教育背景和学历信息的文件。它通常在以下情况下需要：

申请工作时，雇主可能要求提供学历证明；申请留学时，学校可能需要查看学历档案；申请职称评定时，需要提供学历证明；申请参加各类考试时，可能需要提供学历证明。个人学历档案是证明个人学历和教育背景的重要文件，对于个人的职业发展和学习进修都具有重要意义。

考公务员会需要用到个人学历档案

去到新公司办理入职报道时需要；考取全国性证书需要。