1. 确定费用：首先，需要确定年会的预算，包括场地租赁费、餐饮费、娱乐费、奖品费等。

这些费用应当在年会开始前就预先计算好。

2. 记账：在年会费用产生时，应当及时做好记账工作。例如，如果支付了场地租赁费，就应当在账簿上记载“借：管理费用-场地租赁费，贷：银行存款”。

3. 核算：年会结束后，需要对所有的费用进行核算，确保所有的费用都已经记账，并且金额准确。如果发现有遗漏或者错误，应当及时进行调整。

4. 归档：最后，需要将所有的费用单据、记账凭证等进行归档，以备后续的审计或者查账。