供传阅的文件主要分为阅知文件和需要办理的文件两种。

单位收文中份数较少而需要阅看的部门人员较多的文件，可以采取传阅的方法。文件传阅要由文秘人员负责承担。传阅是指对拟办的需送有关领导和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件及时有效地处理，提高办文效率的工作。正确组织文件传阅工作，用最短的时间让更多的人获取信息并保护文件安全，从而实现并放大文件的效能。