1、第一步，称呼，这个非常之重要，称呼是谁是你要把这个情况向谁说明。

2、接下来应该直奔中心思想，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。

3、总结第二段正文的内容，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么，交代事情起因结果。

4、第四步必须有的，比如“特此说明”这个最常用。

5、最后一步也是关键的一步，自己的落款（姓名），一定要字迹清晰，下面还要注明时间，完成上述几步就完成了。