如果你需要复印档案并出具函件，首先需要提供相关证明材料证实复印档案的用途和需要。

然后，在复印过程中，需要注意保证复印件的完整性和准确性，以确保函件的有效性。

最后，将复印件装订成册，并加盖公章即可出函件。在整个过程中，需要遵守相关法律法规和规定，确保操作规范合法。

向向人事档案部门申明复印档案材料的因由，报档案领导部门审批后，方可复印。