以下是一些建议：

表示歉意：首先表示歉意，说明你理解对方的需求，但你可能无法满足这一要求。例如：“很抱歉，我知道你可能需要这笔报销，但我可能无法为你支付。”

解释原因：给出你无法报销的原因，让对方了解你的处境。例如：“我的预算有限，所以可能无法支付这笔费用。”或者“根据公司政策，我无法为个人购买物品报销。”

提供其他帮助：如果可能的话，提供其他形式的帮助，以弥补你无法报销的遗憾。例如：“虽然我不能报销你的费用，但我可以帮助你寻找其他资金来源。”或者“我可以帮你找一些更便宜的替代品。”

表达愿意协商：如果情况允许，可以表达你愿意协商的态度。例如：“我们可以讨论一下如何分担这笔费用，看看是否有双方都能接受的解决方案。”

保持礼貌：在整个沟通过程中，保持礼貌和尊重，避免冲突。例如：“我理解你的立场，但我真的无法满足你的要求。”

坚定立场：在拒绝的同时，要表现出坚定的态度，避免对方继续要求。例如：“很抱歉，这是我的底线，我无法改变。”

总之，在拒绝报销时要委婉而坚定，解释原因，提供其他帮助，并保持礼貌。通过这些策略，你可以有效地拒绝对方的报销要求，同时维护彼此的关系。