1、根据数字或字母的顺序及有关的主题或时间次序，确定每一卷的编号；

2、整理卷内材料，将有关主题或时间次序进行分类、整理；

3、统一使用数字编号或A、B、C、D等字母加数字编号，如1号、2号……或A1号、A2号……（当然也可以自定义，看具体使用场景），对各个主题及时间次序下的材料进行编号；

4、同一时间次序或主题下的材料，根据文种或内容细分，继续编号（细分编号）；

5、执行编目，对整理的材料进行管理与档案的收集、保存与整理，并加以封存。