（1）和上司商量，拟定议事日程，并将此分发给参加会议的每位人士。

（2）确定出席会议的有关人士，并书面或电话通知他们。

（3）准备一份详细的给上司的议事日程。

（4）准备好议事日程、会议程序和有关资料。

（5）预定好会议室，并在开会前一天亲自确认。

（6）如系大型会议，还应与会务接待部门安排好出席者的食宿交通等工作。

（7）确认出席者人数。

（8）准备会议所需物品（如上次会议记录、有关文件、议事日程、出席人员登记簿、不能出席会议的有关人士的回函、信纸、记录本和笔、音响器材等）。

（9）会议前，提前到达会议室，按事先拟定好的座位表安排好座位，准备好茶水及有关物品。