1、确定会议主题对于必须研讨的会议，要围绕主题组织会议。

2、确定会议具体内容围绕会议主题，要研究会议内容，包括会议分几个议题等等。

3、确定参会人员围绕会议内容，确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。

4、确定会议时间确定会议时间要首先征求主要领导意见，其次是征求其他人员时间。

5、确定会议地点按照会议人数和时间，安排会议室。

6、下发会议通知将以上内容按照通知撰写格式，写一个会议通知。

7、会前准备按照时间，准备各项会议材料。

8、召开会议会议一般由主持人主持，按照秩序发言，讨论，记录员做好记录。

9、结束会议会议结束后，要回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。