首先要认真用笔记录领导说的话，注意不要漏掉任何话语。

然后先整理成较为规范的语言，把那些大白话尽量要提炼和总结，语气和意思要表达正确。形成初稿后再让领导审阅，并按照领导的意思进行修改，经过这些程序并由领导授权就可以向员工传达了。