资料员证是全国通用的，资料员证必须是国家住建部(原建设部)部统一印制的岗位证书,且盖有省省建设行政主管部门的公章。

资料员证类似于上岗证，一般到当地建委报名培训，然后开卷考试，考试内容为建筑工程资料管理规程，通过后颁发资料员证书。建筑工程档案资料员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。