1、提意见和建议要巧妙对于同一个问题，秘书人员要比别人想得更深一层，提出的建议要更加高人一筹，以达到人无我有，人有我高，人高我新。

2、分析论证要科学在提出意见和建议之前，应进行科学严谨的分析和论证。主要从是否有实施的必要、主客观条件是否具备、存在哪些有利条件和制约条件、能取得什么效果等方面进行阐述，切不可草率地把不成熟的意见交给领导。

3、实施方案要到位在工作实践中，经常会发生一些同事的意见和建议“看起来很美”，却没有被领导采纳的情况，其中一个重要原因就是缺乏实施方案。因此，秘书人员在向领导提出意见和建议时，必须有详细而切实可行的实施方案和措施。有条件的话，最好能提出几个方案，给领导一个选择的机会。

1、早先放下领导的架子,给人亲切感;

2.充当一个“知心姐姐”的角色;

3.可以先讲自己的故事，再引出他的故事;

4.建议平时不要过于严肃,否则突然之间找下属谈心会让他更多心;

5.听他的故事可以适当给建议,多鼓励、安慰;

6.看见或知道下属有困难，一定多帮助或动员同事一起,但要掌握分寸，以免伤到下属自尊。