(1) 检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。

(2) 月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。

（3） 检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账。

（4） 核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，不一致不能结账。

（5） 损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账。

（6） 若与其他子系统联合使用，其他子系统是否已结账，若没有，则本月不能结账。结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额并将余额结转下月月初。无论哪种商业软件都应该按上述程序操作！

在总账系统中，对记账次数的要求是每月记账次数不受限制，但至少要记一次账，如果不记账本月是不可以结账的。

总账系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容，其他财务和业务子系统有关资金的数据最终要归集到总账系统中以生成完整的会计账簿。