当加工贸易货物、特定减免税货物都需要办理前期手续,向海关提交相应的其他政府部门的批准文件、填写一些表格等向海关进行申请,并需要经过海关批准,这个过程就是备案.海关批准后发给加工贸易手册、征免税证明等备案审批文件,而这些文件上的编号就是报关单上要求填写的备案号.这些备案信息同时也录入到海关的计算机系统中,海关接受报关时通过报关单上的备案号调用计算机系统内的已存有信息进行核对与核销.