如果备用金是长期使用的可以报销的时候将使用部分补足，比如公司给予1000元定额备用金，你花了400元，那么公司报销400元给你，补足你1000元的定额。

如果不是定额的，公司就给你开具收回400元的收据，这样你就等于还借着600元备用金了。

这样冲销，其它应收款备用金贷，現金借。

1、 单独收回资金方式，会计分录如下：

借：银行存款(或现金)

贷：其他应收款——备用金 (或备用金)

2、报销时直接冲销部分备用金：

借：管理费用(或其他科目)

贷：其他应收款——备用金 (或备用金)