首先确定年会主题，邀请函的封面，由年会名称和“邀请函（书）”组成。

邀请函正文包括开头、主体和结尾三部分。在开头部分主要写明举办年会的背景和目的，用相应的敬语。主体部分需要阐明一些具体事项以及联系联络信息。落款处署主办单位名称并盖章，最后写上成文时间，具体到某年某月某日。

首先是写邀请对象，要用尊敬词语；其次写明目的及会议主题；再次写明开会的时间，地点，举办单位等；最后是落款，写明邀请单位和日期。