1.确认需要加入的人员信息,包括姓名、职务、联系方式等。

2.在原有的会议通知中添加一段文字,说明新增加的人员信息,例如“特别邀请XX先生/女士参加本次会议”。

3.将修改后的会议通知重新发送给所有参会人员,包括新增加的人员。

4.如果新增加的人员需要特别注意的事项或需要提供相关材料,请在通知中进行说明。

会议活动临时加人，只要能容纳没有问题，如果容纳不下的话，可以采取应急措施，设立视频直播分会场。

会议报备后人数增加，需要想办法增加座席，满足参会人员开会的需求。如果会后还有议程安排的话，即刻根据实到参会人数调整方案。

一般来说，召开会议之前会下达参会确认函，确认真实有效的参会人数，这样能确保会议按照计划的规模和人数来组织服务。