尊敬的XXX，

我希望这封邮件能够找到您。我很抱歉地通知您，由于一些不可抗力的原因，原定于XXX举行的会议将不得不推迟。我们正在努力解决这些问题，并将尽快确定新的会议日期和时间。一旦确定，我们将立即通知您。

对于这次会议推迟给您带来的不便，我们深表歉意。我们非常重视您的参与和贡献，希望您能理解并继续支持我们。如果您有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我联系。

再次感谢您的理解和合作。

祝好，

XXX

可以用写信的格式，

开头尊敬的各位同事

中间写你想说的事情

右下角写上日期