1. 便利性2. 是因为它能够提供更便利的服务。当我们需要查阅档案或文件时，可以直接借出档案，不需要到档案馆或相关机构去查阅，节省了时间和精力。

3. 此外，档案外借还可以促进信息的共享和交流。有些档案可能是非常珍贵和重要的，通过外借，可以让更多的人了解和利用这些信息，推动学术研究和知识传播的进程。同时，外借也可以促进不同机构之间的合作和交流，加强了各方之间的联系和合作关系。

档案外借的优是信息共享，知识共享，节约资源。

减少人力成本。很多组织机构因为没有专业的文书档案管理部门或者管理人员,不得不花费很多时间和精力来对文件、档案进行存档、保管、归档等一系列工作