明确会议目的和议程：在召开会议之前，明确会议的目的和议程非常重要。确定会议的目标是什么，需要讨论的主题是什么，以及每个主题的时间安排。

例如，假设我们是一个销售团队，目的是讨论下个季度的销售计划。我们可以将议程分为市场分析、目标设定、销售策略等几个主题，并为每个主题设定一个时间段。