优点：提供永久保存，并能随时查阅。更加正式，使沟通者更有组织。更审慎地传递信息。比较方便，能使沟通者在一个彼此都不太紧张的情况下进行沟通。能传递复杂的或大量的财务数据。可以更详细地具体表达法律政策或程序。将沟通者不必要的情绪最小化。

缺点：需要特别仔细准备并预想沟通的效果如何。要求沟通者具备很好的写作技能。