关联公司在签订合同时应遵循以下步骤和注意事项：

步骤

立项

确定合作依据和资金来源。

意向接触

商定合作的主要条件和运作方式。

资信调查

确认合作方符合签约要求并具有履约能力。

合同草拟与谈判

经办部门根据项目需求草拟合同文本。

与合作方就合作条款进行谈判并达成共识。

合同审查会签

填写《合同送审责任表》。

附上合同草案及相关证明材料送相关部门审查。

签订合同

各部门负责人员审核合同内容。

法定代表人或其授权代理人签字并加盖公司公章或合同专用章。

注意事项

合同目的：明确合作框架、业务往来、权利义务、风险分配等。