公司在使用汽油时，需要遵循一定的流程来制作凭证，以下是详细的步骤和注意事项：

购买汽油的证明

公司需要提供购买汽油的证明，注明用途、数量等信息，并由经办人携带单位介绍信、营业执照复印件和本人身份证等相关材料，到属地派出所开具证明，然后到指定的加油站购买汽油。

发票和记账凭证

购买汽油后，公司应确保取得正规的增值税普通发票，发票上需有“成品油”字样，并且要审核发票上的企业名称、税号、开票金额等信息是否准确无误。

根据公司的会计政策和规定，将发票和采购单据提交给财务部门，财务部门录入会计软件，并编制相应的记账凭证。记账凭证的日期应按实际日期填写，编号按顺序编号，并填写相应的会计分录。

会计分录

小规模纳税人：借：管理费用—汽油（含税价），贷：库存现金。由于小规模纳税人不能抵扣进项税额，税额需计入成本。

一般纳税人：借：管理费用--汽油（不含税价），贷：库存现金。一般纳税人可以抵扣进项税额，应单独列示应交税费--应交增值税（进项税额）。

凭证归档和报表

将汽油采购凭证与发票一起归档，以便日后查阅。在每月的会计报表中，将汽油采购费用按照成本或费用性质进行分类，并计入相应的会计期间。

报销流程

公司汽车加油费报销时，摘要应注明“付XX车加油费”，并提供报销单、加油发票、车行驶记录明细表等相关资料。报销单需要司机签字、行政部经理签字、老板签字、会计和财务负责人签字。