真要做会计分录的话，给钱的时候做：

借：其他应收款--厨房备用金 250

贷：库存现金 250

报销时多退则做：

借：管理费用--福利（或者其他你所用的科目）（报销金额）

库存现金 （剩余退回金额）

贷：其他应收款--厨房备用金 250

少补则做：

借：管理费用 （总报销金额）

贷：其他应收款--厨房备用金 250

库存现金 （补加金额）