该凭证可以在在火车站售票窗口办理、在12306网站或手机客户端办理。

1、在火车站售票窗口办理：火车站工作人员会根据退票规定收取相应的退票手续费。在完成退票手续后，工作人员会同时给一张退票手续费凭证，这就是退票费报销凭证。这张凭证会明确显示退票的时间、车次、座位号、退票费金额等信息，是进行费用报销的重要依据。

2、在12306网站或手机客户端办理：需要在办理退票后的10日内，凭购票时所登记的乘车人有效身份证件原件，到火车站售票窗口索取退票费报销凭证。这个凭证与窗口办理的退票手续费凭证类似，同样包含了退票的相关信息，可以用于费用报销。