借款时，在借款单上要盖“现金付讫”章。

来报销时，是凭发票等有效单据来报销的，要对方将这种凭据都整理好，粘贴在报销单后面，填好报销单的相应项目，并交相关负责人签字审核后再交到你这里来。

出纳根据审核后的报销单，如果借款有剩余，要求对方退还借款，并开收据给对方（只开收回的金额）；如果报销金额大于借款金额，那么要将差额补付给对方，在报销单上标明应付差额部分，并盖上“现金付讫”章。

或者在清理好报销款项后，不开任何单据，直接将当时的借据还给借款人。当然，这要看你们会计是怎么做帐的，正规方式是上面那种，借据是不归还的，直接订到记帐凭证里去了。