如果你们采用备用金的方法进行核算，首先应对各部门的备用金核定一个额度。比如说为人力资源部核定的备用金是3000元，部门领取备用金时：

借：备用金—人力资源部 3000

贷：现金 3000

部门报100元办公费用时：

借：管理费用—办公费 100

贷：现金 100

如果不是采用备用金的方法进行核算，员工办事前临时借备用金，那么某某员工在出差前借1000元备用金时：

借：其他应收款—某某员工 1000

贷：现金 1000

出差回来填制920元差旅费报销单报销时：

借：管理费用—差旅费 920

现金 80

贷：其他应收款—某某员工 1000