员工生日费的入账方式通常遵循以下步骤：

计提福利费

借：管理费用等科目

贷：应付职工薪酬—福利费

实际支付福利费

借：应付职工薪酬—福利费

贷：银行存款等科目

现金发放

记录在入账凭证内

按照现金结账方式登记到现金收支表中

非现金发放 （如礼品）：

记录在入账凭证中

将费用项目按照财务会计收入分类核算，归入原始凭证中

账务处理

如果费用发生时，借：管理费用—福利费 贷：应付职工薪酬—福利费

报销时，借：应付职工薪酬—福利费 贷：银行存款

税务处理

员工生日慰问金，如果直接以现金形式发放给员工，应与工资薪金合并申报缴纳个人所得税。

如果属于职工福利费支出，在不超过工资薪金总额14%的部分，可以在计算应纳税所得额时扣除。