单证备案是国际贸易中一个重要的环节，主要基于以下几点原因：

确保交易合法性和合规性

货物进出口必须与一系列单证相配套，以证明交易的合法性。

监管和管理进出口货物

备案单证有助于监管部门进行监管和统计，确保单证的真实性和准确性。

保护进出口商合法权益

防欺诈和风险，确保交易双方的权益不受损害。

出口退税管理

单证备案是办理出口退（免）税的重要依据，有助于企业顺利获得退税优惠。

证明出口业务真实性

备案的单证是纳税人证明出口业务真实性的重要证据，对税务机关防范和打击出口骗税至关重要。

提供准确的贸易数据和信息

备案的单证信息可供查询和核对，为贸易数据的准确性提供了保障。

简化企业内部出口环节

备案单证管理制度有助于企业内部管理流程的优化。

降低出口退税风险

备案的单证有助于降低企业在出口退税过程中可能面临的风险。

减轻企业会计人员办税压力

备案单证的标准化管理减轻了会计人员的工作负担。

便利出口企业办理出口退（免）税

备案单证的管理规定简化了退税流程，提高了企业的办事效率。

综上所述，单证备案对于保障国际贸易的顺利进行、提高企业效率、保护企业利益以及支持国家监管部门的工作都具有重要作用。