当员工报销重复时，正确的入账处理步骤如下：

退回多余款项

找报销人说明情况，劝其退回多报的钱款。

领导签字确认后，进行款项退回操作。

做红字冲销凭证

如果之前已经入账，需要做红字冲销凭证以纠正错误。

例如，如果之前支付时借记了管理费用，贷记了银行存款，现在退回，则应借记银行存款，贷记管理费用，并且金额使用红数或负数表示。

会计分录示例

支付时（错误入账）：

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退回时（纠正错误）：

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退回时（纠正错误）：

注意事项

财务软件记账时要注意会计科目的结转方向，错误记账可能会影响月底结账和记账。

确保所有报销都有合法有效的发票作为依据，不符合规定的收据不能入账。

对于增值税一般纳税人，购买办公用品如能用于抵扣进项税额的项目，应索取增值税专用发票进行认证抵扣。