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采购业务控制主要包括以下几个方面:
采购申请流程
风险:不必要的采购导致的经济损失。
控制点:制定紧急采购申请规范和审批规范,以及职责分离。
采购寻源流程
风险:选择不合适的供应商。
控制点:制定寻源规范和职责分离。
采购订单流程
风险:商品不可得或重复下单。
控制点:审批规范和职责分离。
采购收货流程
风险:商品数量或质量问题。
控制点:审批差异调整和职责分离。
采购发票流程
风险:三单匹配错误。
控制点:规范发票登记和三单匹配规范。
采购付款流程
风险:重复付款或现金流信息未更新。
控制点:规范付款管理和职责分离。
采购计划与预算
风险:采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确。
控制点:科学安排采购买计划,采购计划应纳入预算管理。
供应商管理
风险:供应商选择不当,采购方式不合理。
控制点:实施供应商评估和选择机制,确保授权合理,与采购相关的关键岗位、职责相分离。
合同管理
风险:合同风险,包括合同订立、执行和监管不当。
控制点:执行合同管理和监督,确保职责分离。
验收与付款
风险:采购验收不规范,付款审核不严。
控制点:采购商品的验收入库控制,确保采购与付款活动的规范性和准确性。
退货与折让
风险:退货管理不当,可能导致企业损失。
控制点:制定退货和折让的规范和流程。
采购组织与人员控制
风险:采购组织结构和人员配置不合理。
控制点:明确采购业务的职责分工,确保采购、验收、保管、付款、记录等各环节由不同职能部门或人员负责。
IT系统应用
风险:采购流程中的信息传递和记录不准确。
控制点:利用IT系统进行自动化监控和报告,确保采购数据的准确性和完整性。
通过这些控制措施,企业能够降低采购过程中的风险,提高采购效率,确保供应链的稳定性和成本效益。