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内账凭证的保存应遵循以下步骤和措施:
分类存档
按照财政部门规定的类别归档。
由专人负责凭证的存档及登记调整,并形成合理完整的索引。
电子化存档
将纸质记账凭证电子化存档,使用电子化存档技术。
确保凭证的真实性及有效性,方便查询和管理。
建立数据库
通过数据库管理财务凭证,便于快速查询,提高记账效率。
物理保存
存放于财务部门指定的档案柜或保险箱中,确保安全。
对于贵重或敏感的票据,应存放在保险箱中。
临时存放
在等待归档时,可以暂时将票据放在财务部门的工作台上,但要确保有适当的遮挡。
装订要求
凭证装订成册后,应有专人负责分类保管。