公司在办理进出口备案时，通常需要准备以下资料：

营业执照：

原件及复印件，确保经营范围包含进出口业务。

税务登记证：

原件及复印件。

组织机构代码证：

原件及复印件（如适用）。

银行开户许可证：

原件及复印件。

企业法人代表身份证明：

身份证复印件。

电子口岸操作员授权书：

如适用。

与银行、报关公司等第三方机构签订的三方协议：

原件及复印件。

出口货物相关资料：

包括出口合同、发票、装箱单、提单等。

进口货物相关资料：

包括入境食品报检单、产地证明、卫生评价资料、贸易合同、信用证、装箱单、提单等。

其他特定要求的文件：

例如，涉及特殊商品的进出口可能需要提供相关的检验检疫证明文件。

海关进出口备案登记表：

原件及复印件。

外汇名录登记：

在外汇管理局进行企业名录登记。

其他可能需要的证明文件：

如许可证、认证证书等。

请注意，具体所需资料可能因地区和业务类型而异，建议与当地海关或相关部门确认最新要求