当您记录欠款或负债时，请遵循以下步骤和规则：

创建账户

在会计软件或账本上设立“应收账款”或“应付账款”等负债类科目。

记录欠款详情

记录欠款人姓名、欠款金额、欠款日期以及还款期限。

如果适用，注明借款原因、借款方式、约定的利息等信息。

记账方法

欠款发生时，根据具体情况借记或贷记相应的金额。

例如，如果别人欠您钱，则借记“应收账款”科目，贷记相应的资产或收入科目。

如果您欠别人钱，则贷记“应付账款”科目，并借记相应的资产或费用科目。

还款记录

每次收到还款时，在还款日期旁边记录实际还款金额。

如果对方提前还款或延迟还款，也要在记录中注明。

定期对账

定期检查记录，确保所有欠款信息准确无误。

核对账目，确保负债类账户的余额在贷方，遵循会计原则。

备份文件

保存和备份所有与借贷交易相关的文件，如合同、收据等，以确保账务信息的安全性。

请确保记账过程准确、清晰，避免漏记或误记，这有助于您更好地进行财务管理和资金预算。