举办会议需要准备以下材料：

1. 会议资料：

议程表：详细列出会议流程和安排。

会议备忘录：包含会议背景、目的、预期结果等信息。

会议材料：与会议议题相关的所有文件和资料。

演示文稿：如果需要，提前准备并测试。

参考资料：与会议议题相关的参考资料。

2. 会议设备：

投影仪、音响设备、话筒。

电脑、白板、书写工具（如粉笔、板擦）。

视听器材：如录像机、镭射指示笔或指示棒。

影印机或打印机：用于打印会议结论或建议。

3. 会议桌椅和茶水：

桌椅：根据参会人数选择合适的布局（圆桌型或报告型）。

名牌：现代会议室可能使用桌面智能终端代替传统名牌。

茶水：提供矿泉水或其他饮料。