秘书在预定酒店时，可以按照以下步骤进行：

了解需求

确定上司的级别和地位，以及他们所能享有的住宿条件。

了解来宾的人数、性别、是否有夫妻等，以及他们的饮食爱好、宗教禁忌和其他生活习惯。

信息收集

查阅公司旅行部或外部旅行社提供的建议和信息。

利用地图和旅行手册获取旅馆预订信息。

考虑使用预订服务网站，如艺龙、携程、同程网等，这些网站提供酒店预订服务，并且通常有积分奖励。

预订过程

通过预订服务网站或直接联系酒店进行预订。

提供必要的住宿信息，如姓名、抵达和离开时间、房间类型和特殊要求。

如果需要保证预订，应事先声明。

核实确认

确认预订信息，包括酒店的确切位置、到机场的距离、收费标准和是否有折扣等。

核实酒店提供的设施和服务是否符合上司的需求，如健身或运动设施、计算机和远程通信设施等。

后续准备

安排登记和钥匙分配，并附上宾馆酒店的资料以防混淆。

如果可能，提前与酒店沟通，确保了解所有特殊要求，如饮食安排和宗教设施。

紧急情况处理

考虑网上预订的优势，如方便性、到店付账，以及在紧急情况下可以退房等。

以上步骤可以帮助秘书高效地预定酒店，确保上司的住宿需求得到满足。