大学处分会通知本人或者通报出来如果是记过处分，一定要通知本人，并且要本人签字才可以生效。

辅导员没有权利私自这样做。特别是涉及到档案的问题，更不可能轻率。档案都是专人保管。一般人都是不能私自打开查看的。何况你这根本不是什么大事，那么多比你这严重多了的，好好商量一下承认下错误就过去了。