按照正常情况，外调函应在支部大会三个月前完成。

因为预备党员要经过党员大会表决和上级审批，而党员大会至少一个季度要开一次，所以，函调必须在下次党员大会前完成，也就是说函调完成之后再能提交党员大会讨论，否则就不能提交党员大会，也会延期讨论该同志的入党问题。

外调函是用于人事调动时发出的函，一般是接收单位确认后发出的

关于这个问题，外调函一般是在员工外调之前或者外调过程中发出的。具体时间根据公司的规定和流程而定，可能会在外调决策确定后，或者在员工接受外调后发出。