机要文件和机密文件的区别在于，机要文件强调传阅时间的紧迫性和内容的重要性，机密文件强调内容的保密性。

机要文件，是提示收到该文件的人，该文件内容很重要，时间紧迫，必须马上看。而机密文件提示收到该文件的人看完后不能传，只限于他本人。

机要是工作的总称，秘密文件是指文件的秘密等级。