留学机构退费日本的流程如下：

联系高层

如果咨询老师拒绝退款，可以尝试联系更高层的管理人员，如部门领导。

通过电话、邮件或社交媒体平台等方式，明确表达退款要求，并告知如果不退款将采取进一步行动，如向工商投诉或在网络上曝光。

工商投诉

可以登录当地的工商投诉平台或拨打12315热线进行投诉。

在投诉时，提供留学机构的名称和合同等相关证据，以便工商部门进行调查和处理。

法律途径

如果协商和工商投诉都无法解决问题，可以考虑寻求法律援助。

委托律师提起诉讼，通过法律手段来维护自己的权益。

了解合同条款

仔细阅读留学合同中的退款条款，了解具体的退款条件和比例。

根据合同条款，准备相关证据和材料，以便在协商或法律程序中使用。

与学校协商

如果是在日本的语言学校，可以直接与学校联系，了解其退费政策和具体操作流程。

提交书面理由书和相关材料，申请退费。

注意时效

尽快采取行动，因为不同的学校和机构可能有不同的退费时限要求。

保留所有与留学机构的沟通记录和文件，以备不时之需。

建议在选择留学机构时，先了解其退费政策，并在签订合同前仔细核对条款，以便在出现问题时能够有充分的准备和依据。