发送留学转学邮件时，可以遵循以下步骤和注意事项：

填写相关表格

学生需要填写一份内部转学申请表（Internal Transfer Request Form）。

在申请表中，学生需要提供自己的联系方式，并通过邮件或信件的方式发送到学校的相关部门。

准备申请材料

除了申请表，学生还需要准备转学声明，并确保在规定的截止日期（如9月1日至9月21日）前通过邮件形式发送到指定的邮箱。

申请材料通常包括：

转学申请

以前学习的课程及其考试证明，用于学分转换

选择合适的邮寄方式

可以选择EMS国际包裹或DHL快递，具体选择哪种方式可以根据邮寄速度、费用以及个人需求来决定。

如果选择EMS，需要注意包裹内物品的包装和申报，避免海关检查出问题。

如果选择DHL，虽然速度较快且有时更便宜，但投递时间可能不稳定，且可能会产生额外的税费。