发送留学转学邮件时，可以遵循以下步骤和注意事项：

填写相关表格

学生需要填写一份内部转学申请表（Internal Transfer Request Form）。

在申请表中，学生需要提供自己的联系方式，并通过邮件或信件的方式发送到学校的相关部门。

准备申请材料

除了申请表，学生还需要准备转学声明，并确保在规定的截止日期（如9月1日至9月21日）前通过邮件形式发送到指定的邮箱。

申请材料通常包括：

转学申请

以前学习的课程及其考试证明，用于学分转换

选择合适的邮寄方式

可以选择EMS国际包裹或DHL快递，具体选择哪种方式可以根据邮寄速度、费用以及个人需求来决定。

如果选择EMS，需要注意包裹内物品的包装和申报，避免海关检查出问题。

如果选择DHL，虽然速度较快且有时更便宜，但投递时间可能不稳定，且可能会产生额外的税费。

确认邮件内容

在发送邮件前，务必确认所有材料齐全，并且按照学校要求格式正确填写。

邮件主题应清晰明了，例如：“转学申请及相关材料提交”。

跟踪邮件

发送邮件后，建议学生通过邮件或电话的方式跟踪包裹或邮件的投递状态，确保材料能够顺利到达学校。

及时沟通

如果在邮寄过程中遇到任何问题，或者需要更改地址，应及时联系学校相关部门进行沟通和协调。

通过以上步骤，学生可以顺利地发送留学转学邮件，并确保申请材料能够及时、安全地到达目标学校。