留学机构在国外退钱的方式可以参照以下步骤：

收集证据

收集能佐证机构服务质量差、出现较大失误的记录，例如文书质量低、选校信息错误、恶劣服务态度等。

协商沟通

尝试与机构领导沟通，晓之以情动之以理，但态度要强硬，表明自己的立场和决心。

协商过程中建议全程录音，以便在后续的投诉或诉讼中作为证据使用。

利用官方渠道

可以通过微信搜索并注册“12315”小程序，上传合同、转账记录等证据，让市场监督局介入处理。

通过微信搜索所在城市的“12345”公众号进行投诉，最终转派给市场监督局处理。

在国务院客户端小程序的互联网监督栏目里提交详细问题和投诉内容。

法律途径

如果协商无果，可以考虑通过法律途径解决，例如起诉机构违约，请求法院判令解除合同并退还费用。

可以请专业律师帮助处理复杂的法律事务。

注意合同条款

仔细查看合同内容，了解退款的相关条款，利用合同条款作为维权依据。

建议

提前规划：在留学前，详细了解留学机构的退款政策和合同条款，避免出现不必要的纠纷。

及时行动：一旦发现机构存在违约行为，应尽快采取行动，避免证据丢失或机构销毁证据。

专业咨询：在必要时，寻求专业律师的帮助，以便更有效地维护自己的权益。