当您需要给日本教授回信时，以下是一些基本的步骤和注意事项：

表达感谢

首先，对教授的回复表示感谢，使用“敬具”或“谨启”等敬语。

说明情况

简要说明您发信的目的，比如表达您想在他那里读研究生的意愿。

如果您已经附上了研究计划书和履历书，可以提及，并说明您已经了解了教授的研究科和招生要求。

提出请求

如果教授表示不招收研究生，但欢迎您参加修士考试，您可以表示感谢，并表示会努力备考。

保持礼貌和谦逊

使用适当的敬语，如“先生”或“教授”，并确保语气恰当。

结束语

结尾时表达期待回复的意愿，可以使用“敬具”或“谨启”等敬语。

注意事项

不要过于随意，保持邮件的专业性和正式性。

仔细检查语法和拼写错误，确保语言清晰。

表达出您对未来的规划和目标，让教授看到您的诚意和决心。

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尊敬的教授，

非常感谢您对我的来信和申请给予的关注。

我了解到您对我的研究计划很感兴趣，并认为我适合贵研究科。

虽然您表示目前不招收研究生，但您欢迎我直接参加修士考试，这让我感到非常荣幸和鼓舞。

我会继续努力准备，争取在修士考试中取得好成绩，以符合您的期望。

再次感谢您的回复，期待未来有机会与您进一步交流。

敬具，

[您的姓名]

```

请根据具体情况调整邮件内容，保持真诚和专业的态度。祝您申请顺利!