留学生在办理留学档案时，通常需要准备以下材料：

1. 存档人员登记表一份；

2. 护照首页或港澳通行证末页（有照片页）复印件一份；

3. 国外教育机构入学证明（OFFER）复印件一份；

4. 出国前未将档案存放，而在国外就读者，可提交“在读证明”或“学生证”复印件一份；

5. 已获得前往国家或地区签证的复印件一份；

6. 学籍档案材料，包括国外留学期间的学历认证报告、毕业证及学位证、成绩单翻译件等；

7. 个人简历（CV）和个人陈述（PS），适用于申请学术、教育、科研职位或奖学金等项目；

8. 语言成绩单，根据申请学位层次可能需要提供。

请注意，档案内容可能因个人情况和留学经历的不同而有所差异，具体所需材料请根据个人情况和留学计划进行确认。