办理留学调档函需要准备以下材料：

个人身份证件

身份证原件及复印件。

护照或港澳通行证

护照首页或港澳通行证末页（有照片页）复印件。

教育证明

国外教育机构入学证明OFFER复印件。

在读证明或学生证复印件（针对已出国且未将档案存放原处的人员）。

签证或签注

已获得前往国家（或地区）签证（签注）的复印件。

档案相关费用

720元档案管理费（三年保存期限的费用，若需存档三年以上费用可一次交清）。

授权委托书

若委托他人办理，需提供授权书。

其他辅助材料

工作单位出具的在职证明并加盖公章。

学校证明、医院诊断证明等相关证明材料。