大学在告知学生关于处分的决定时，应遵循以下步骤和原则：

告知内容

处分的事实。

处分的理由。

处分的依据。

处分的种类。

处分的期限。

告知程序

处分决定前，学院（系、直属单位）应告知学生拟处分的事实、理由、依据和处分等级，并听取学生本人的陈述和申辩。

学生有权委托代理人进行陈述和申辩，代理人身份及其权限应以书面委托书形式确认。

告知形式

通常以书面形式进行，如《学生违纪处分告知书》。

处分记录可能存入个人档案，但档案不由个人持有，通常在学生毕业后移交给教育机构或人才服务中心。

学生权利

学生享有陈述和申辩的权利，学校应在规定时间内告知学生这一权利。

学生如对处分有异议，可在规定时间内提出申诉。

告知书存档

处分告知书一式多份，由学校主管部门、校长办公室、院（系）存档备案。

其他注意事项

处分决定应以公正、透明的方式进行，确保学生的知情权和申辩权不受侵犯。

对于极为严重的违规行为，学校可能会采取开除等严厉措施；对于较轻的过失，学生有机会改正，并通常不会被载入个人历史记录。

以上步骤和原则旨在确保学生能够充分了解自己的处分情况，并在必要时提出申诉。