机要档案通常通过机要件的方式邮寄。机要件是由邮政负责的，专门用于转递机密要件，适用于人事档案等敏感资料的邮寄，并且需要经过严格的审查和保密处理。

1. 档案管理单位将档案送到当地邮局的机要班，办理登记手续。

2. 机要班通过机要交通将档案邮寄到本省省会城市，由省邮政局机要班登记。

3. 省邮政局机要班通过机要交通将档案寄到目的省份的省会城市，当地省邮政局机要班加以登记，然后通过机要交通送达档案接收单位。

机要邮寄的安全性和保密性非常高，邮寄过程中有专人全程监管，保证邮件安全无误。

需要注意的是，机要档案的邮寄速度通常比普通快递慢，有时跨省邮寄可能需要一个月甚至更长的时间。