合同制员工在签订合同时，通常需要准备以下证件：

1. 身份证：用于验证个人身份。

2. 相关资格证书：如合同员证，证明具备从事合同管理工作的专业资格。

3. 法定代表人资质证明书：如果合同需要法定代表人签字，则需要提供此证明。

4. 公章或合同章：用于在合同上盖章确认。

5. 授权委托书（如适用）：如果合同需要由他人代为签订，则需要提供授权委托书。

此外，根据《民法典》的规定，合同可以采用书面形式、口头形式或其他形式订立。

需要注意的是，具体所需证件可能会因合同内容、公司规定或地方政策而有所不同。在实际操作中，最好事先与用人单位或法律顾问确认所需材料，以确保合同的有效性和合法性