新生调档函是指学校向新生发出的正式文件，用于通知新生关于其录取专业或学院发生的变化，并指导新生进行相应的调整，以便顺利完成报到或注册流程。调档函通常包含了调档的事由、调往单位、时间以及发函单位名称等信息，是个人或单位在需要查阅、调取或转移人事档案时，由有权限的机构（如政府机关、企事业单位、学校等）出具的正式文件。

调档函的作用包括：

1. 证明调取档案的合法性和必要性；

2. 便于档案管理部门按照相关规定办理档案的移交手续；

3. 确保档案从一个地方安全、正式地转移到另一个地方。

新生在收到调档函后，应根据函件中的指示，将个人档案从原学校或单位调至新学校或单位，以便完成入学或就业的相关手续。